Oppgaver og rutiner for ANDRE FUNKSJONER

 

 

 

     

 

 

 

 

 

 

 

Mo i Rana Soroptimistklubb

 

 

RUTINER og OPPGAVER

ULIKE FUNKSJONER

 

 

 

Mai 2019

 

 

INNHOLD

 

Rutiner/oppgaver for: Nettansvarlig og MEDIEANSVARLIG

 

Rutiner/oppgaver for: EKSTENSJONSANSVARLIGE

Rutiner/oppgaver for: VALGKOMITEEN

Rutiner/oppgaver for: PROGRAMANSVARLIG OG ASS. PROGRAMANSVARLIG

Rutiner/oppgaver for: DIVERSE ANNET

 


 

Rutiner/oppgaver for: Nettansvarlig og medieansvarlig

 

 

OPPGAVER

 

FRIST

 

Holde klubbens intranettsider oppdatert og legge inn endringer ved behov

 

Løpende

 

Være administrator for klubbens Facebookside og evt andre sosiale medier som klubben vil ha.

 

 

Løpende

 

Være kontaktpunkt mot unionens nettredaksjon

 

Løpende

 

Informere/bistå styret og klubbmedlemmer om innhold og bruk av nettsidene

 

Løpende

 

Opplæring av andre medlemmer ved nyheter på klubbens intranettsider

 

Løpende

 

 

 

 

 

 

 

 

Rutiner/oppgaver for: Ekstensjonsansvarlige

 

OPPGAVER

ANSVAR/

FRIST

 

Rekruttering

Nye medlemmer kan rekrutteres ved personlig invitasjon, gjennom åpne møter eller kvinner kan selv melde sin interesse for medlemskap.

 

Ekstensjonsansvarlig

 

Lage en plan for rekruttering

Ekstensjonsansvarlig

På oppfordring fra styret

 

Be medlemmer om forslag i henhold til klubbens retningslinjer Eventuelt arrangere åpent møte med tanke på å informere om organisasjonen, vårt arbeid og aktiviteter og skape interesse for potensielt nye medlemmer

 

Ekstensjonsansvarlig

Medlemsmøte

 

Informere styret om forslag til nye medlemmer

 

Ekstensjonsansvarlig

Medlem

 

Behandle forslag om potensielle nye medlemmer og evt oppnevne faddere

 

Styret

 

Sende invitasjon til medlemsmøte til potensielle nye medlemmer som reflektant Minst en bør oppnevnes som fadder og være tilstede sammen med ekstensjonsansvarlig og president

 

Fadder

Ekstensjonsansvarlig

 

Invitere potensielle nye medlemmer til medlemsmøter hvor de kan være med som reflektant på noen møter før de gir beskjed om de ønsker medlemskap eller ikke

 

Fadder

 

Opptak av nye medlemmer

Fadder presenterer medlemmet

President fester nål og ønsker velkommen til klubben og tenner et lys for det nye medlemmet

 

 

Ekstensjonsansvarlig

President

Fadder

 

Beholde medlemmer

Etter at nye medlemmer er tatt opp i klubben er det viktig at de også blir inkludert og blir i klubben. Faddere har et spesielt ansvar for å ivareta nye medlemmer så lenge det er nødvendig. (denne perioden kan variere, men varer lengre enn man kanskje tror)

 

 

Ekstensjonsansvarlig/faddere/alle

 


 

 

Rutiner/oppgaver for: Valgkomitéen

 

OPPGAVER

ANSVAR/

FRIST

 

Valgkomiteen består av to medlemmer.

 

 

Sette opp oversikt over hvem som er på valg

Komiteleder

Oktober

 

Kalle inn valgkomiteen og diskutere forslag til kandidater Kontakte president/påtroppende president for å diskutere forslag

 

Komiteleder

November

 

Kontakte foreslåtte medlemmer for å høre om de er villige til å påta seg verv

 

Komiteleder

Desember

Kandidater til L & R-møte settes opp av valgkomiteen. Det skal velges to representanter fra klubben. For hver representant skal det velges to personlige suppleanter.

Alle kandidatene velges for to år.

President og visepresident er i utgangspunktet kandidatene

Hvis mulig bør andre og gjerne nye medlemmer delta

 

 

Valgkomitéen

 

Sette opp forslag fra valgkomiteen Sende det til president

Komiteleder

Januar

 

Gjennomføre valg

Komiteleder

Årsmøtet/februar

 

 

 

Rutiner/oppgaver for:

Programansvarlig og Ass. programansvarlig

 

 

OPPGAVER

FRIST/ANSVAR

 

 

Styret innkaller programansvarlig (PA) og assisterende programansvarlig (APA) til utvidet styremøte

President

Høsten – ca. november

 

Invitere medlemmer til å komme med forslag til program og foredragsholdere

 

Januar/PA og APA

 

Program settes opp når tema og fortrinnsvis foredragsholder, er fastsatt

Mars/PA og APA

 

Programmet deles ut til medlemmene og legges på klubbens nettside

 

September/ President/nettansvarlig

 

Programmet/lenke til klubbens nettside med program sendes de andre klubbene i distriktet

 

September/Sekretær

Motta PFR-rapporter fra komitéene – evt. purre komitéledere om å lage PFR. Sende inn PFR-rapporter. Se veiledning på intranettet: http://intranett.soroptimistnorway.no/prosjekter/pfr-programfokusrapport/

PA

 

 

Rutiner/oppgaver for: Diverse annet

 

OPPGAVER

ANSVAR/

FRIST

 

Vennskapsklubber:

Holde kontakt med vennskapsklubber gjennom bl.a. julekort og hilsener for øvrig

 

 

Valgt kontaktperson

 

Interne jubileer:

Lage program og lede gjennomføring av arrangementet - samarbeid mellom styret og arr.kom.

 

President/

leder av arr.kom.

 

Distriktsmøter:

Flest mulig av medlemmene bør delta på distriktsmøter i distriktet.

 

Klubbens tur til å arrangere: Følg interne retningslinjer for gjennomføring av distriktsmøter, og start planlegging så fort som mulig etter siste distriktsmøte

 

 

Alle

 

Styret/ evt. Egen gruppe

 

Andre klubbers jubileer (i distriktet):

1 person deltar som representant for klubben. Styret utnevner denne personen.

Representanten sørger for hilsen til jubilanten (ref. rutine for gaver)

Klubben betaler for 1 person.

Andre deltar på egen regning.

 

 

Styret

 

Æresmedlemsskap

Klubben kan oppnevne æresmedlemmer. Ta kontakt med unionen hvis det kan være aktuelt. Diplommal kan lastes ned her: http://intranett.soroptimistnorway.no/skjema/æresdiplom/

 

President