Rutiner og oppgaver for STYRET

 

 

     

 

 

 

 

 

 

 

Mo i Rana Soroptimistklubb

 

 

RUTINER STYRET

Mai 2019

 

Rutiner/oppgaver for: President

 

 

OPPGAVER

 

FRIST

 

Tenner lys, leser appellen, gjennomgår post og lignende. Opptak av nytt medlem sammen med fadder

Presidenten slukker lysene og avslutter møtet

 

Hvert medlemsmøte

 

Påse at styremøter blir avholdt og ta ansvar for gjennomføring av disse.

Delegere oppgaver til styremedlemmer/andre medlemmer

 

Etter behov

Påse at innkalling og gjennomføring av årsmøte skjer i hht klubblover og vedtekter

Innen utgangen av februar måned

 

Være kontaktperson mot unionen

 

Fortløpende

 

Bistå valgkomiteen med valgforberedelser

 

Januar

 

 

 

 

 

Være klubbens kontaktperson utad

 

Løpende

 

Innkalle programansvarlig (PA) og assisterende programansvarlig (APA) til utvidet styremøte en gang i året

 

Høst

 

Påse at det kun er klubbens nettadresse offisielle epostadresse som benyttes som kontaktadresse. mo.i.rana@soroptimistnorway.no

 

Jevnlig sjekke denne postboksen og kun bruke den ved utsendelse av epost/informasjon fra klubben til unionsstyret. Veiledning på intranettet

 

Løpende

 

 

Holde seg selv og styret orientert om informasjon på nettsidene og oppfordre alle medlemmer om å gjøre det samme

Løpende

 

Sørge for gjennomgang av klubbens handlingsplan

November

Sørge for oppdatert gruppeinndeling og møteansvar

 

Løpende

Ny gruppeinndeling hvert andre år

Høst oddetallsår

Sørge for hilsen og sende gave til nye klubber som chartres i Norge

 

 

Sørge for å bestille velkomstpakker og nåler til nye medlemmer

(Informasjon om innhold i velkomstpakke på intranettsidene)

Etter behov

Sykdom:

Ved langvarig sykdom: blomster + hilsen

 

Dødsfall

Ved medlems død: krans med sløyfe i soroptimistfarger

Ved ektefelle/barns død: Blomster til hjemmet

 

Andre klubbers jubileum (i distriktet)

Prosjektgave og hilsen

 

 

 

Rutiner/oppgaver Visepresident

 

 

OPPGAVER

 

FRIST

Bistå presidenten

Løpende

Stedfortreder ved presidentens fravær

Løpende

 

 

 

 

Rutiner/oppgaver for: Sekretær

 

 

OPPGAVER

 

FRIST

 

Føre referat fra medlemsmøtene. Husk å registrere type fravær; jobbrelatert/annet/ikke meldt fra

Sende referat til medlemmene

 

Hvert møte

 

 

 

 

Skrive referat fra styremøtene og sende dette til styremedlemmene

Så snart som mulig etter styremøtet

 

Holde medlemslisten på klubbens intranettside a jour

 

Løpende

Sende melding om nyvalgte tillitskvinner mm via e-skjema til landssekretæren:. http://intranett.soroptimistnorway.no/skjema/

Etter årsmøtet

 

Holde arkiv for klubbsaker

 

Løpende

 

Skrive årsrapport til årsmøtet

 

Før årsmøtet

 

Skrive årsrapport til unionen (Mal for årsrapport på intranettsidene)

 

1.november

 

 

Rutiner/oppgaver for: Kasserer

 

 

OPPGAVER

 

FRIST

 

Føre regnskapet med bilag

Løpende

 

Sende melding til medlemmene om kontingent

 

I løpet av April

 

Sende betaling for Soroptima, kontingent til unionen og nettavgift

Innen 1.10 – unionen sender samlet krav til klubben basert på medlemstall 30.6

 

Betale regninger fortløpende

 

Ved forfall

 

Lage årsregnskap og budsjett. Påse at regnskapet blir revidert av revisor

Før klubbens årsmøte

 

Betale vedtatte tilskudd til prosjekt (jfr.klubbens budsjett)

Oktober- Desember

 

 

Rutiner/oppgaver for: Styremedlem

 

 

OPPGAVER

 

FRIST

 

Gave til jubilanter (runde dager)

 

Fødselsdager nevnes på medlemsmøtene den aktuelle måned

 

Medlemsmøte

 

Utføre delegerte oppgaver